DENPASAR, radarbali.id – Software Payroll adalah sebuah software atau platform pihak ketiga yang membantu para pelaku usaha atau perusahaan dengan menyediakan sistem pembayaran atau pembagian gaji kepada karyawan.
Software ini berguna untuk membantu tim HR atau bagian administrasi lainnya dalam perusahaan dalam membagikan upah atau gaji bulanan kepada para karyawan secara otomatis.
Pembagian gaji atau payroll dalam suatu perusahaan biasanya sudah ditentukan melalui kebijakan setiap perusahaan.
Umumnya, pembagian gaji ini ditetapkan pada akhir bulan antara tanggal 25 sampai 30.
Jika menggunakan cara tradisional, tim HR akan menghitung jumlah upah setiap karyawan dan membagikannya dengan cara manual.
Hal tersebut tentunya sangat tidak efektif karena selain memakan banyak waktu, menggunakan cara manual juga rentan dengan terjadinya human error.
Karena hal tersebut, adanya software payroll dapat membantu menanggulangi kekurangan dari cara manual.
Software payroll merupakan bagian dari HRIS (Human Resource Information System) yang bisa membantu dan memudahkan pekerjaan tim HR dalam mengelola proses pembagian gaji.
Baik gaji pokok, potongan pajak, asuransi, BPJS, denda, dll bisa dihitung secara otomatis melalui software tersebut.
Software ini juga mampu mendata setiap absensi dari karyawan secara otomatis dan membagikan gaji yang sesuai dengan absensi tersebut.
Selain itu, software ini juga bisa membantu membuat jadwal kerja, pembagian shift, mendata izin cuti, lembur, dan hal-hal yang berkaitan dengan perhitungan gaji lainnya dari setiap karyawan secara otomatis.
Hal tersebut tentunya sangat berguna bagi tim HR karena sebagian besar pekerjaannya telah dikerjakan secara otomatis oleh sistem tersebut, sehingga waktu yang tersisa bisa digunakan dengan lebih produktif untuk meningkatkan kualitas perusahaan.
Fungsi dari Software Payroll
Fungsi utama software payroll tentunya adalah untuk membantu tim HR dalam mendata dan membagikan upah atau gaji kepada para karyawan dengan lebih cepat dan akurat.
Dengan menggunakan software payroll dalam penggajian setiap karyawan dapat membantu para kara karyawan tersebut dalam mengakses setiap informasi yang dia butuhkan.
Karyawan juga bisa melihat jumlah gaji yang diterima setiap bulannya, potongan pajak, asuransi, potongan, denda, dan hal-hal lainnya secara detail melalui software ini.
Jadi, karyawan tidak lagi perlu bertanya kepada tim HR secara langsung mengenai detail gaji yang dia terima.
Software payroll juga mempunyai fungsi untuk membantu tim HR dalam perusahaan dalam menghitung jumlah jam kerja, pembagian shift, serta jam lembur kepada setiap karyawannya.
Tim HR tidak perlu lagi menghitung secara manual jumlah jam kerja setiap karyawan dalam perusahaan, karena sistem ini sudah mampu mengolah semua data tersebut secara otomatis dan real-time.
Software ini juga sudah terintegrasi dengan jumlah gaji yang akan diterima oleh setiap karyawan.
Jadi, tim HR hanya perlu membuka fitur keterangan gaji dan absensi setiap karyawan yang ada di software ini untuk mengetahui semua informasi tersebut.
Selain itu, software payroll juga berfungsi untuk merekap setiap data dari karyawan seperti absensi, cuti, lembur atau izin, dan hal-hal yang berkaitan dengan produktivitas karyawan lainnya.
Hal ini berguna agar tim HR dapat lebih mudah melihat kinerja dari setiap karyawan dengan lebih akurat dan detail. Rekapan data ini juga berfungsi untuk membantu kemajuan perusahaan ke depannya.
Misalnya saja, karyawan yang mempunyai kinerja lebih produktif dapat diberikan bonus atau promosi yang bisa menambah produktivitasnya, begitu pula dengan sebaliknya.
1. Fitur Software Payroll
Software payroll biasanya mempunyai fitur-fitur utama yang berguna yang berkaitan dengan perhitungan kinerja dan gaji dari setiap karyawan. FItur-fitur tersebut adalah:
2. Fitur Payroll
Sama seperti namanya, software payroll tentunya mempunyai fitur unggulan yang berguna dalam pembagian payroll.
Fitur ini terdiri dari banyak komponen penting seperti perhitungan untuk Pajak Penghasilan (PPh), BPJS Kesehatan dan ketenagakerjaan, bonus, uang lembur, THR, dll. Bagian utama yang terdapat dalam fitur ini antara lain adalah:
● One-click payroll
● Penggajian Bulanan
● Penggajian Mingguan
● Retroaktif Gaji
● Perhitungan PPh 21 & 26
3. Fitur Time Management
Time management adalah fitur yang disediakan dalam software untuk memudahkan tim HR perusahaan dalam mengelola jam kerja setiap karyawannya.
Fitur ini berguna agar tim HR mampu membuat pengaturan jam kerja kepada para karyawannya dengan lebih cepat dan mudah, terutama jika dalam perusahaan tersebut terdapat sistem pembagian shift.
Selain itu, fitur ini juga mempunyai fungsi untuk mengelola absensi dari setiap karyawan. Bagian-bagian penting yang terdapat dalam fitur ini adalah:
● Jadwal Kerja
● Daftar Kehadiran
● Lembur
● Perizinan
● Cuti
4. Fitur Reimbursement atau Benefit Management
Fitur benefit management berguna untuk proses pengajuan, persetujuan, dan penolakan klaim di perusahaan.
Fitur ini biasanya juga telah dilengkapi dengan teknologi Auto Scan Receipt yang disediakan oleh software untuk mempermudah para karyawan dalam mengisi data pengajuan klaim. Bagian-bagian penting dalam fitur ini adalah:
● Kelola Penerima Klaim
● Riwayat Klaim
● Pembayaran Klaim
● Lihat Sisa Plafon
● Download Slip Klaim
5. Fitur Monitorisasi Karyawan dan Time Tracking
Fitur monitorisasi karyawan berguna agar tim HR dapat dengan mudah melacak keberadaan karyawannya melalui GPS.
Hal ini sangat berguna terutama untuk karyawan yang bekerja dari rumah (WFH) dan karyawan yang sedang bekerja di lapangan.
Tim HR dapat dengan mudah memastikan keberadaan mereka dengan lebih akurat melalui fitur ini untuk memastikan tingkat produktivitas karyawan sebagaimana mestinya.
Selain itu, ada juga fitur time tracking yang mampu memberikan jam kerja yang sesuai kepada setiap karyawan.
Jadi, baik karyawan maupun tim HR tidak dapat mencurangi jam kerja yang telah ditentukan perusahaan, karena hal tersebut telah ditentukan sebelumnya.
Jika ada karyawan yang bekerja melebihi jam kerja normal yang telah ditentukan, maka waktu tersebut secara otomatis akan dihitung sebagai jam lembur.
Bagian penting dari kedua fitur ini adalah:
● Riwayat Kontak 14 Hari
● Informasi ke HR Terkait
● Aplikasi di Mobile Phone
● Monitor Jarak Aman
● Peringatan Jarak Aman
Kelebihan Dari Software Payroll
Software payroll mempunyai banyak keuntungan jika dibandingkan dengan metode perhitungan tradisional.
Software ini mampu memudahkan tugas tim HR dalam merekap dan memberikan laporan terkait data yang berhubungan dengan produktivitas karyawan.
Selain itu, adanya software ini juga dapat membantu tim HR dalam membagikan slip gaji terhadap setiap karyawan.
Selain untuk tim HR, software payroll juga mempunyai banyak kelebihan jika dilihat dari sisi karyawan.
Adanya software ini sangat memudahkan para karyawan dalam melakukan absensi, terutama bagi yang bekerja dari rumah atau Work From Home (WFH).
Karyawan dapat dengan mudah melakukan absensi melalui gadget seperti smartphone atau komputer dari rumah mereka masing-masing.
Untuk karyawan yang bekerja di lapangan seperti sales, software ini juga sangat membantu karena karyawan tersebut tidak perlu datang ke kantor terlebih dahulu untuk kebutuhan absensi.
Sistem yang terdapat dalam software ini juga telah terintegrasi dan memiliki artificial intelligence (AI) yang sangat membantu tim HR dalam melihat produktivitas setiap karyawan dari mana saja.
Contohnya, tim HR dapat melihat lokasi secara real-time dari karyawan yang sedang bekerja di lapangan melalui software ini.
Hal tersebut sangat membantu dalam memaksimal produktivitas karyawan dan membuat keputusan-keputusan penting yang berhubungan dengan kemajuan perusahaan dalam jangka panjang.
Adanya fitur absensi melalui software payroll juga membuat rekapan data absensi menjadi lebih transparan.
Hal tersebut berguna agar baik karyawan maupun tim HR tidak dapat mencurangi absensi karena hal tersebut telah terintegrasi secara otomatis dan tidak dapat diganti sesuka hati.
Jadi, perusahaan dapat melihat data tersebut sewaktu-waktu tanpa adanya kecurangan dari kedua belah pihak dan bisa dipertanggungjawabkan.
Perusahaan yang mempunyai mobilitas tinggi seperti hotel atau restoran biasanya juga sangat sering berganti karyawan setiap tahunnya.
Bahkan, menurut data dari The National Association, tingkat pergantian karyawan yang terjadi di hotel dan restoran mencapai sekitar 70% dalam waktu satu tahunnya.
Banyaknya pergantian karyawan tersebut terjadi karena masalah-masalah umum dalam sistem pembayaran payroll yang terjadi jika menggunakan metode tradisional.
Karyawan sering mengeluh karena adanya data absensi yang tidak akurat atau pembayaran gaji yang terlambat.
Hal ini tentunya sangat merugikan perusahaan jika terjadi terus-menerus.
Perusahaan bisa saja kehilangan kepercayaan dari para karyawannya karena terus mengalami kesalahan ini.
Karena itulah, adanya software payroll sangat membantu hal tersebut dan mengurangi adanya kesalahan dan masalah-masalah lainnya yang sering ditemukan dalam metode tradisional.
Salah satu software payroll yang terpercaya di Indonesia dan sudah banyak terbukti mampu mengatasi berbagai masalah tersebut adalah Talenta.
Talenta dilengkapi dengan banyak fitur yang mampu membantu dan mendukung pelaku usaha dan perusahaan dalam mengelola setiap karyawannya.
Selain itu, Talenta juga memberikan otomatisasi yang sangat mempermudah tim HR perusahaan dalam menangani pembagian payroll setiap karyawannya.
Aplikasi Talenta dapat dijangkau dengan mudah melalui gadget seperti smartphone dan komputer, membuatnya sangat fleksibel dan bisa digunakan di mana saja.
Talenta juga memberikan fitur payroll yang lebih praktis untuk tim HR perusahaan, karena seluruh data kehadiran karyawan sudah terintegrasi secara otomatis dan real-time dalam aplikasi ini.
Pembagian gaji karyawan melalui aplikasi Talenta juga gratis dan tidak memiliki biaya admin.
Selain berbagai keuntungan tersebut, Talenta memiliki beberapa keunggulan lainnya, yaitu:
– Menggunakan Teknologi Artificial Intelligence (AI)
Software dari Talenta telah dilengkapi dengan teknologi kecerdasan buatan atau Artificial Intelligence (AI) yang bisa melaksanakan sebagian besar tugas tim HR dalam mengelola karyawan dengan lebih mudah, cepat, dan akurat.
Tim HR tidak perlu lagi kerepotan dalam menangani masalah absensi, pembagian gaji, dan hal-hal terkait produktivitas karyawan lainnya dengan adanya fitur ini.
Jadi, waktu tersebut bisa digunakan tim HR untuk hal-hal lain yang lebih penting dalam menangani perusahaan.
– Lebih Mudah Dipahami
Software Talenta sangat mudah untuk dipahami dan digunakan oleh orang awam sekalipun. Jadi baik tim HR maupun karyawan tidak akan kesulitan dalam menggunakan software ini.
Talenta juga memiliki interface yang mudah untuk dipahami, jadi tidak perlu banyak waktu untuk bisa beradaptasi dalam menggunakan software ini.
– Biaya yang Lebih Terjangkau
Software payroll dari Talenta mempunyai harganya cukup terjangkau serta pembayaran dilakukan sesuai pemakaian (cloud based).
Sehingga dengan sistem ini, perusahaan dapat lebih menghemat biaya operasional dan tetap mendapatkan layanan yang cepat dan akurat. (ken)
